Administración del Tiempo

Administración del tiempo

“Trabajo pesado es por lo general, la acumulación de tareas livianas que no se hicieron a tiempo”

Anónimo.

Hay muchos factores que afectan a nuestra productividad, en términos de lograr nuestras tareas que nos conducirán a nuestros objetivos.

Partiendo de esta base, quiere decir que primero que nada, tenemos tener muy claro cuáles son las metas u objetivos a alcanzar, a partir de esto podremos trazar un plan para lograrlo, y el plan se divide en un sinfín de tareas que deben cumplirse, y éstas a la vez se les asignará una prioridad para empezar a ejecutar nuestro plan de acción.

Vamos por partes en lo que tenemos que hacer:

Distribución del tiempo

– Establecer objetivos realistas y alcanzables

– Elaborar una lista de tareas

– Calendario de actividades semanal

– Poner tiempos límites

– Ponerse en acción

– Distribuir el tiempo en bloques

– Enfoque de trabajo en equipo

– Aprovechar la tecnología al máximo

– Dejar márgenes de tiempo (flexibilidad)

– Agrupar llamadas telefónicas y asigna tiempo para su realización

– Hacer una pausa es importante

– Rapport versus Directo al Punto por teléfono o en reuniones – En este punto se puede sin sacrificar la cortesía abordar el tema motivo de la llamada.

ACTIVIDADES:

A) Imprescindibles

B) Urgentes

C) Deben hacerse

.Un término que es importante considerar su significado:

Procrastinación.- del latín Pro – adelante Crastinus – Referente al futuro

Es la acción de postergar actividades importantes y sustituyéndolas por otras menos importantes o más agradables.

¿Qué debemos hacer para reducir la procrastinación?

Primer paso- Reconocer que se está posponiendo

Segundo Paso- Entender el porqué se está posponiendo

Tercer paso- Ponerse en acción

¿Cómo lograrlo?

-Trabajar en lograr una actitud optimista

-Enfocarse en el cumplimiento de todas las actividades

-Trabajar la lista de tareas

-Medir nuestros resultados

En administración del tiempo también aplica el Principio de Pareto:

El 20% de trabajo enfocado es el que produce el 80% de nuestros logros

Ahora dos términos que nos pueden servir de guía en la realización de nuestras tareas:

Eficiencia: Es hacer las cosas rápidamente o bien hechas

Efectividad: Es hacer las cosas correctas

Isidro Huerta